Modulo 7:

Las planillas de Cálculo:

En la mayoría de los trabajos de oficina existen tareas rutinarias y repetitivas que a menudo involucran cálculos, texto, estadísticas, gráficos, etc. Hoy en día, gracias al avance de la tecnología, disponemos de computadoras personales que nos permiten resolver en un breve período tareas que demandaban días o quizás semanas.

En el área de cálculos matemáticos, estadísticos y financieros, las empresas dedicadas a la creación de software desarrollaron aplicaciones denominadas planillas de cálculo, que permiten resolver estos y otros problemas de manera sencilla.

Entre las planillas de cálculo más conocidas podemos mencionar: Excel, Quattro Pro, Lotus 1-2-3 y Multiplan.

Para empezar el trabajo con una planilla de cálculo hay que ejecutar el programa; para ello, si la planilla de cálculo que vas a utilizar es para alguna versión de Windows, debés buscar el icono que le corresponde y hacer doble clic sobre él. En la versión 95 o 98 de Windows también se puede ejecutar un programa accediendo al menú Inicio, cliqueando en la opción Programas, etc.


Si en cambio, se trata de un programa para DOS, tenes que cambiar del directorio en que te encuentres al directorio donde esta almacenado es programa, tipear su nombre y presionar la tecla Enter.





El aspecto de una planilla de cálculo:

El aspecto de la pantalla de una planilla de cálculo s similar al de un procesador de texto: tiene menúes, barras de herramientas, de desplazamiento, de estado y una hoja de trabajo.

A diferencia del procesador de textos, en la planilla de cálculo, la hoja de trabajo se encuentra dividida en pequeñas casillas comúnmente denominadas celdas.

Estas celdas, por la manera en que están organizadas en la hoja, forman filas y columnas.

Cada fila es un conjunto de celdas contiguas en forma horizontal, mientras que cada columna esta formada por las celdas contiguas verticalmente. Para su identificación, las filas están numeradas de en forma correlativa (1, 2, 3…) y las columnas se identifican con letras mayúsculas (A, B, C…).

De esta manera, como una celda forma parte de una fila y de una columna, su nombre surge de unir el nombre de la columna y el nombre de la fila a la que pertenece en ese orden; por ejemplo, la celda que se encuentra en la intersección de la columna C y la fila 10 se identifica con el nombre C10, la que se encuentra en la fila 8 será C8, etcétera.

La cantidad de filas y columnas (y por lo tanto de celdas) que posee una planilla de cálculo depende exclusivamente del programa que estemos utilizando.

En las primeras planillas de cálculos, apenas se contaba con medio centenar de columnas y doscientas o trescientas filas, es decir alrededor de 15 mil celdas. En las últimas planillas de cálculos disponemos de varios millones de celdas para realizar nuestro trabajo. La versión 97 de Excel, por ejemplo, dispone de 65.536 filas y 256 columnas, lo que significa un total de 16.776.960 celdas distintas.





El contenido de las celdas:

La principal función de una planilla de cálculo es resolver cálculos complejos o que involucran gran cantidad de valores numéricos.

Para que una planilla de cálculo pueda realizar operaciones, los números que se van a utilizar deben estar ubicados en algunas de sus celdas.

Cuando ingresemos un valor, ya sea numérico o de otro tipo, lo primero que debemos hacer es posicionar el cursor en una celda. Para ello tenemos dos opciones: la primera consiste en hacer clic con el botón izquierdo del Mouse mientras el puntero se encuentra sobre la celda activa mediante las teclas de movimiento.

Una vez posicionado el cursor, podemos ingresar por el teclado un valor que aparecerá representado en la celda que se encuentre activa en ese momento.

Además de números, las celdas pueden contener texto e incluso las fórmulas que permiten resolver cálculos.

El tipo de datos que contiene una celda queda determinado en forma automática en el momento de ingresarlos; es decir que si ingresamos en una celda un valor que puede ser un número, por ejemplo 125, la planilla de cálculo detectará automáticamente que el valor ingresado es numérico y podrá realizar cálculos con él.

Si, en cambio, ingresamos en una celda, por ejemplo: 163B, será tomado como un texto, porque aunque contiene números (1, 6, 3), contiene además una letra (B) que no permite que se lo maneje como un valor numérico, y por lo tanto no se podrán realuzar cálculos que incluyan el contenido de la celda.

Utilizamos formulas

Otro tipo de valor que puede contener una celda es precisamente una formula que indique que operación u operaciones se deben realizar y en que celdas se encuentran los datos con los que hay que operar.

Las formulas pueden ser escritas en cualquier celda vacía , y para que sean identificadas como tales deben comenzar con los signos: =, +, ó -. Por Ej.:= A1 + A2 es una formula que suman los contenidos de las celdas A1 y A2 siempre q sean numéricos, y coloca el resultado de la cooperación en la celda en la que se escribió la formula.

Para q el contenido de una celda pueda ser utilizado en un calculo debe ser numérico. En el ejemplo anterior, si algunas de las celdas ( A1 ó A2) contiene un valor no numérico, no se realizara la suma y se indicara que ocurrió un error , mostrando en la celda el mensaje: ¡valor!

Al ingresar una formula solo veremos su texto mientras la estamos escribiendo, por que una vez que presionemos la tecla Eer o algunas de las flechas de movimiento,la formula se ve reemplazada por el resultado de los cálculos efectuados.

Si se necesita ver el texto de una formula simplemente se debe posicionar el cursor sobre la celda q la contiene para hacerla activa y en la parte superior de la hoja de trabajo aparecerá el texto en la barra de formula.

En la celda B4 esta escrito en la formula que dio error. Para ver el texto de la formula, observa la parte superior de la hoja de trabajo en la barra de formula.

Esta formulas causo un error por que trata de sumar el contenidos de las celdas B1 y B2 cundo en la celda B2 hay un texto y debería hacer un valor numérico.

Supongamos que se quiera modificar las formulas para que sumen el contenidos de las celdas B1 y C1. si posicionamos es cursor sobre B4 y comenzamos a escribir, se borrara por completo su contenido; para que ello no ocurra y podamos reemplazar en la formulas B2 por C1 se debe luego de posicionar el cursor, presionar la tecla F2 que permitirá editar el contenido de las celdas sin borrarlo por completo.

Una vez terminada la corrección basta con presionar la tecla Enter para que se muestre el nuevo resultado.

Cada vez q se modifica el contenido de una celda q es parte de una formula automáticamente se vuelve a calcular el resultado de dicha forma. Por ejemplo, si se modifica en el ejemplo anterior el contenido de la celda B2 y se coloca un valor numérico, desaparece el mensaje de error, pareciéndose en su lugar el resultado de la suma.

Para comprobar el funcionamiento de la planilla de calculo, se puede escribir una formula, por ejemplo, en la celda B11 que sume el contenido de las celdas A1, A2, A3, A4, A5, B1, B2, B3, B4 y B5. Una vez escrita la formula, se llena todas las celdas incluidas en las formula con valores numéricos.

Al probar que sucede al cambiar un valor en alguna de las celdas; también se puede escribir u texto para ver que ocurre con el resultado de la operación.